Agenda bevestigingen en herinneringen instellen

Met Kolibri stel je eenvoudig agenda-afspraakbevestigingen en herinneringen in. Hierdoor stuur je automatisch bevestigingen naar genodigden in jouw eigen huisstijl, inclusief alle benodigde informatie over de afspraak. Daarnaast kun je hen per e-mail of SMS herinneren aan een aanstaande afspraak. In dit supportartikel leggen we je er alles over uit. 

Huisstijl

Instellen van de huisstijl

In de instellingen van Kolibri stel je nu eenvoudig je eigen huisstijl in met logo’s en kleuren die we gebruiken voor de agenda bevestigingen. Heb je meerdere vestigingen? Dan kun je voor iedere vestiging een eigen huisstijl instellen. 

Video

In de video zie je hoe het instellen van de huisstijl werkt. Onder de video gaat de stap voor stap uitleg verder.

Logo's & kleuren

Je vindt de instellingen voor je huisstijl in de instellingen van Kolibri (1)&(2). Vervolgens kan je je logo's uploaden voor lichte(3) en donkere achtergronden(4), tevens kan je ook aangeven welk logo je in Kolibri(5) en je dynamische documenten wil gebruiken(6). Je kan je logo uploaden door middel van de volgende bestandstypes: .JPG .PNG .SVG.

Daarna kan je verder met het instellen van de verschillende kleuren van je huisstijl, kies een hoofdkleur(7), steunkleur(8) en een tekstkleur voor de knoppen(9), rechts zal je een voorbeeld zien van de kleuren die je ingesteld hebt(10).

Communicatievoorkeuren

Bij de communicatievoorkeuren stel je eenvoudig een afzender naam in(11) en het 'reply-to e-mailadres'(12), deze worden dan gebruikt bij de agenda bevestigingen en herinneringen. Het 'reply-to e-mailadres' zal het adres zijn waar eventuele reacties op de bevestigingen en herinneringen op zullen binnenkomen. Voor de SMS diensten kan je ook nog een afzender naam instellen(13). 

Agenda categorieën instellen

Aanmaken en bewerken

Je vindt de instellingen voor de agenda categorieën en herinneringen in de instellingen van Kolibri (1 en 2). Voor iedere categorie kun je eenvoudig een kleur instellen die je in de agenda terugziet (3), de omschrijving van de categorie toevoegen (4) en de standaardduur van de afspraak bepalen (5). Via de twee knoppen naast de standaard duur (6) kan je zien welke diensten er aan staan voor deze categorie. Nieuwe categorieën voeg je toe door op de blauwe knop te klikken (7).

Via de opties knop (1) bij iedere categorie kun je de instellingen (met daarin welke herinneringen je wanneer wil versturen) daarvan bewerken (2), de categorie verplaatsen (3) en verwijderen (4). 

Categorie verwijderen

Bij het verwijderen van een agenda categorie controleert Kolibri of er nog afspraken zijn waarbij deze categorie is gebruikt. Voordat je de categorie verwijdert, kun je deze afspraken eenvoudig toewijzen aan een andere categorie.

Agenda categorie bewerken

Bewerken

Per categorie kan je altijd nog de kleur, naam en standaard duur wijzigen (1, 2 en 3) . Ook kan je een standaard interne notitie invullen (4) , deze wordt bij het aanmaken van een nieuwe afspraak overgenomen in het "Beschrijving / gespreksverslag" veld. Deze wordt niet meegestuurd met de automatische mailtjes.

Updates en notificaties

Door het schuifje naar rechts te zetten en deze blauw is, worden updates per gekozen medium aangezet (1). Bij reminders kan je er voor kiezen om een eerste reminder (2) x aantal dagen vóór de afspraak te sturen en bij een tweede reminder (3) x aantal uren voor de afspraak. Ook kan je nu een x aantal dagen na de afspraak een follow-up laten versturen (4). Tevens kan je ook meteen kiezen van welke vestiging je de huisstijl wil voorvertonen (5).

​

Wanneer je voor het eerst een nieuw schuifje activeert, zul je een uitroepteken zien bij de door jou geactiveerde instelling. Dit geeft aan dat zowel het onderwerp als de tekst nog niet is ingevuld. 

E-mail en SMS teksten

Nederlands en Engelstalige e-mails en SMS-berichten

Bij de release van jouw klantportaal, jouwmakelaar.online, hebben we het mogelijk gemaakt om per relatie een voorkeurstaal (Nederlands of Engels) in te stellen. Dit is nu ook te gebruiken voor de bevestigingen en herinneringen. Je schrijft nu eenvoudig per agenda categorie een Nederlandstalige en Engelstalige tekst (1). De juiste mail en SMS versturen op basis van de ingestelde voorkeurstaal voor je relatie. 

Gebruik van mergevelden

Door gebruik te maken van de nu zichtbaar geworden instellingen kan je persoonlijke bevestigingen of herinneringen voor jouw afspraak sturen naar alle relaties. Hier kan je gebruik maken van mergevelden (2), deze mergevelden worden ingevuld wanneer de updates en notificaties verstuurd worden.
 Je kan ze gebruiken door in je tekst te beginnen met het { teken en dan een term te typen, (bijvoorbeeld 'relatie naam')  of door natuurlijk op de knop 'Mergevelden' te klikken en een veld te kiezen (2).

Let wel op: Bij de te versturen SMS'jes zetten we de mergevelden om naar actuele gegevens, als deze de 160 tekens overschrijven wordt er nog een SMS in rekening gebracht.

Handtekening invoeren

Het is nu ook mogelijk om je handtekening mee te sturen met de berichten (3). Ook hier kan je weer gemakkelijk gebruik maken van de mergevelden om je handtekening te laten vullen. Zo maak je de berichten dus nog persoonlijker. 

Toevoegen van bijlagen bij afspraakbevestigingen

Als je een bijlage standaard wil toevoegen aan de berichten dan kan je ze uploaden via de knop 'Standaard bijlage(n) toevoegen' (4). Ook kan je altijd nog bijlagen toevoegen wanneer je op het punt staat om het bericht te versturen bij de voorvertoning. Dit komt verderop in het artikel nog aan bod. 

Afzender naam SMS

En om SMS'jes nog persoonlijker te maken kan je ook nog een afzender naam invullen (1), zo krijgt jouw klant direct te zien van wie het SMS'jes afkomstig is.

Voorvertoning & Tijdlijn

Voorvertoning

Video

In de video zie je hoe je de voorvertoning werkt. Onder de video gaat de stap voor stap uitleg verder.

Wanneer je een afspraak wil gaan inplannen kan je via de knop opties (1) kiezen om de afspraakbevestiging voor te vertonen (2). Je krijgt dan het scherm hieronder te zien. 

Als je bijvoorbeeld meerdere berichten (Bv. bevestiging, reminders, follow-ups) ingesteld hebt kan je ook kiezen welk bericht je wil bekijken (1) en in welke taal (2). Verder kan je de inhoud (3) en handtekening (4) nog aanpassen waar nodig. 

Wanneer je verder naar beneden scrolt dan heb je ook nog de mogelijkheid om extra bijlagen toe te voegen (1) of om de eerder gekoppelde bijlage te verwijderen (2). Is alles zo in orde, dan kan je klikken op 'Opslaan en sluiten' (3).

Tijdlijn

Wanneer je de afspraak bevestigd hebt zal nu niet alleen de afspraak, maar ook de verzonden berichten zichtbaar zijn op de tijdlijn bij de relatie (1).

Wanneer je op het bericht klikt zal de volledige mail zichtbaar zijn en kan je vanuit hier eventueel ook het bericht weer doorsturen, downloaden of afdrukken (1).

Server instellingen

Voor het versturen van de e-mails heb je 2 opties, je kan ervoor kiezen om een agenda mailadres in te stellen of om de mails te laten versturen via jouw eigen e-mailadres. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat je e-mails altijd zullen aankomen bij de ontvangers. 
Je kan deze instellingen vinden door rechtsboven op je naam te klikken en dan te kiezen voor 'instellingen' (1). Klik vervolgens op 'Agenda' (2) en daarna op 'Server instellingen' (3). 

Agendamail.nl adres

Deze optie is gemakkelijk in te stellen, je kiest in het bovenste veld (4) een voorvoegsel zodat we de mails zullen versturen vanuit 'jouwgekozenvoorvoegsel@agendamail.nl' Kies daarna voor opslaan (5) en je bent klaar. 

Eigen e-mailadres

Deze optie is iets geavanceerder maar is natuurlijk wel het mooiste zodat de mails vanuit je eigen e-mailadres worden verzonden. Hierbij zal je domeinbeheerder een aantal DNS records voor je moeten instellen, als wij dit zijn, dan kunnen wij dit gemakkelijk voor je doen. 
Vul bij stap 1 het voorvoegsel in van het mailadres waar je ze vanaf wil versturen (6), vul daarna je domein in (7) en klik op 'Verificatiecode aanvragen' (8) er zal dan een extra DNS record bij stap 2 verschijnen. 
Bij stap 2 staan nu een aantal DNS records (9), deze moeten verwerkt worden door je domeinbeheerder. Zodra de records doorgevoerd zijn kan je de instellingen opslaan (5) en zullen de mails vanuit jouw opgegeven e-mailadres verzonden worden. 

• Related Articles

• Kolibri agenda

  Het gebruik van de Kolibri agenda heeft vele voordelen. Zo kan je afspraakbevestigingen versturen via de agenda en is de agenda benaderbaar via de Kolibri App op jouw telefoon. Via Kolibri kan je ook de agenda in zien van jouw collega's én afspraken ...

• De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda

  In je agenda zijn je afspraken onderverdeeld in diverse categorieën zodat je in één oogopslag kunt zien wat voor een afspraak het betreft. Deze categorieën kun je zelf beheren, je kunt nieuwe categorieën  aanmaken of bestaande categorieën ...

• Kolibri - Tijdzone in agenda

  Voorheen liet de Kolibri agenda altijd de lokale tijd zien. Werkte je in een andere tijdzone (bijvoorbeeld 2 uur later dan hier) en plande je een afspraak voor na je vakantie om 14:30 uur, dan stond deze bij terugkomst ineens op 12:30. De Kolibri ...

• Herinneringen instellen

  Je hebt natuurlijk niet altijd de agenda in Kolibri open staan. Om te voorkomen dat je een afspraak mist kun je bij elke afspraak aangeven of je er aan herinnerd wilt worden, en zo ja, hoe lang van tevoren. Op de door jou ingestelde tijd zal Kolibri ...

• Kolibri agenda sync voor Office 365

  > Login op outlook.office.com met je Office 365 gegevens > Klik linksboven op de agenda( 1) > Klik rechtsboven op het tandwiel (2) > Er verschijnt een nieuw scherm en klik op 'agenda' en vervolgens op 'gedeelde agenda's' (4) > Vervolgens zie je een ...