Agenda bevestigingen en herinneringen instellen

Agenda bevestigingen en herinneringen instellen

We zijn bezig met het vernieuwen van de agenda bevestigingen en herinneringen module in Kolibri. Alles wordt in een nieuw jasje gestoken, zodat je binnenkort afspraakbevestigingen in je eigen huisstijl kunt versturen, bestanden kunt meesturen en een voorvertoning kunt zien voordat je verstuurt. We brengen iedere verbetering live zodra deze is afgerond, zodat je er direct gebruik van kunt maken. Dit supportartikel wordt daarom ook uitgebreid zodra er nieuwe functionaliteiten beschikbaar zijn.
Met Kolibri stel je eenvoudig agenda-afspraakbevestigingen en herinneringen in. Hierdoor stuur je automatisch bevestigingen naar genodigden, inclusief alle benodigde informatie over de afspraak. Daarnaast kun je hen per e-mail of SMS herinneren aan een aanstaande afspraak. In dit supportartikel leggen we je er alles over uit.

Agenda categorieën instellen

Aanmaken en bewerken



Je vindt de instellingen voor de agenda categorieën en herinneringen in de instellingen van Kolibri (1 en 2). Voor iedere categorie kun je eenvoudig een kleur instellen die je in de agenda terugziet (3), de omschrijving van de categorie toevoegen (4) en de standaardduur van de afspraak bepalen (5). Via de twee knoppen naast de standaard duur (6) kan je zien welke diensten er aan staan voor deze categorie. Nieuwe categorieën voeg je toe door op de blauwe knop te klikken (7).



Via de opties knop (1) bij iedere categorie kun je de instellingen (met daarin welke herinneringen je wanneer wil versturen) daarvan bewerken (2), de categorie verplaatsen (3) en verwijderen (4). Alles over het instellen van de herinneringen lees je hier. Ook deze schermen worden op dit moment herontwikkeld.

Categorie verwijderen



Bij het verwijderen van een agenda categorie controleert Kolibri of er nog afspraken zijn waarbij deze categorie is gebruikt. Voordat je de categorie verwijdert, kun je deze afspraken eenvoudig toewijzen aan een andere categorie.

Agenda categorie bewerken

Bewerken



Per categorie kan je altijd nog de kleur, naam en standaard duur wijzigen (1, 2 en 3) . Ook kan je een standaard interne notitie invullen (4) , deze wordt bij het aanmaken van een nieuwe afspraak overgenomen in het "Beschrijving / gespreksverslag" veld. Deze wordt niet meegestuurd met de automatische mailtjes.

Updates en notificaties



Door het schuifje naar rechts te zetten en deze blauw is, worden updates per gekozen medium aangezet (1). Bij reminders kan je er voor kiezen om een eerste reminder (2) x aantal dagen vóór de afspraak te sturen en bij een tweede reminder (3) x aantal uren voor de afspraak. Wanneer je voor het eerst een nieuw schuifje activeert zul je een uitroepteken zien bij de door jouw geactiveerde instelling (4). Dit geeft aan dat zowel het onderwerp als de tekst nog niet is ingevuld. 

E-mail en SMS teksten



Door gebruik te maken van de nu zichtbaar geworden instellingen kan je persoonlijke bevestigingen of herinneringen voor jouw afspraak sturen naar alle relaties. Hier kan je gebruik maken van mergevelden (1), deze mergevelden worden omgezet wanneer de updates en notificaties worden verstuurd. Om SMS'jes nog persoonlijker te maken kan je ook een afzender naam invullen (2).  

Let wel op: Bij de te versturen SMS'jes zetten we de mergevelden om naar actuele gegevens, als deze de 160 tekens overschrijven wordt er nog een SMS in rekening gebracht.

    • Related Articles

    • Kolibri agenda

      Het gebruik van de Kolibri agenda heeft vele voordelen. Zo kan je afspraakbevestigingen versturen via de agenda en is de agenda benaderbaar via de Kolibri App op jouw telefoon. Via Kolibri kan je ook de agenda in zien van jouw collega's én afspraken ...
    • De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda

      In je agenda zijn je afspraken onderverdeeld in diverse categorieën zodat je in één oogopslag kunt zien wat voor een afspraak het betreft. Deze categorieën kun je zelf beheren, je kunt nieuwe categorieën  aanmaken of bestaande categorieën ...
    • Herinneringen instellen

      Je hebt natuurlijk niet altijd de agenda in Kolibri open staan. Om te voorkomen dat je een afspraak mist kun je bij elke afspraak aangeven of je er aan herinnerd wilt worden, en zo ja, hoe lang van tevoren. Op de door jou ingestelde tijd zal Kolibri ...
    • Kolibri agenda sync voor Office 365

      > Login op outlook.office.com met je Office 365 gegevens > Klik linksboven op de agenda( 1) > Klik rechtsboven op het tandwiel (2) > Er verschijnt een nieuw scherm en klik op 'agenda' en vervolgens op 'gedeelde agenda's' (4) > Vervolgens zie je een ...
    • Werken met de agenda in Kolibri

      Je agenda in Kolibri In de agenda van Kolibri zie je in één oogopslag wat je afspraken zijn, waarbij je kunt kiezen voor een dag-, week- of maandweergave. Ook is het mogelijk om een lijstweergave te zien.  Door met de muiscursor op een afspraak te ...