E-mail handtekeningen instellen en gebruiken

E-mail handtekeningen instellen en gebruiken

Met een e-mailhandtekening voeg je bijvoorbeeld je naam, bedrijfsgegevens en contactgegevens toe onder je e-mails. Je kunt meerdere handtekeningen maken, een standaard voor iedereen kiezen en per mailbox een specifieke handtekening instellen.

Het overzicht openen

  1. Klik rechtsboven in Kolibri op je naam en kies Instellingen.

  2. Open onder E-mail het onderdeel E-mail handtekeningen.

In het overzicht staan de eerder gemaakte handtekeningen. Heb je nog geen handtekening gemaakt? Dan is het overzicht leeg.


1. Maak een nieuwe handtekening.
2. Stel een handtekening als standaard voor iedereen in.

Via de drie puntjes rechts van een handtekening kun je deze aanpassen of verwijderen.

Een nieuwe handtekening maken

  1. Klik op Nieuwe e-mail handtekening.

  2. Vul bij Naam van de handtekening een herkenbare naam in, bijvoorbeeld ‘Standaard handtekening’.

  3. Schrijf de inhoud in het tekstvak. Gebruik de werkbalk om de tekst op te maken.

  4. Voeg eventueel mergevelden toe. Hieronder lees je hoe dat werkt.

  5. Klik op Voorbeeld om de weergave te bekijken en vervolgens op Opslaan om de handtekening te bewaren.


1. Geef de handtekening een naam.
2. Sla de handtekening op.

Mergevelden gebruiken

Mergevelden worden bij het invoegen van de handtekening in een e-mail gevuld met gegevens uit Kolibri. Zo kun je dezelfde handtekening voor meerdere collega’s gebruiken, terwijl ieder zijn eigen naam en contactgegevens krijgt.

Typ vaste tekst, zoals ‘Met vriendelijke groet’, rechtstreeks in de editor. Gebruik mergevelden voor gegevens die per medewerker, bedrijf of vestiging kunnen verschillen, bijvoorbeeld naam, telefoonnummer, e-mailadres of bedrijfslogo.

Een mergeveld toevoegen

  1. Zet de cursor op de plek waar het gegeven moet komen.

  2. Klik op Mergevelden in de werkbalk.

  3. Kies onder Categorie bijvoorbeeld Bedrijf, Vestiging of Werknemer. Je kunt ook de categorie Alle mergevelden gebruiken.

  4. Gebruik het filterveld om het gewenste veld te vinden.

  5. Klik op het mergeveld om het op de cursorpositie in te voegen.


1. Open Mergevelden.
2. Kies een categorie.

De ingevoegde mergevelden zijn blauw gemarkeerd. Een handtekening met mergevelden kan er in de editor zo uitzien:


1. Ingevoegde mergevelden herken je aan de blauwe markering.

Voorbeeld bekijken

Klik op Voorbeeld om de handtekening te bekijken. In dit voorbeeldvenster kunnen mergevelden nog als codes zichtbaar zijn, zoals {{employee.display_name}}.


1. Het voorbeeldvenster toont hier nog de mergeveldcode.

Bij het invoegen in een e-mail worden de gegevens ingevuld. De screenshot verderop toont bijvoorbeeld Arthur van de Vogel in plaats van het mergeveld voor de naam.

Namen en profielfoto’s in mergevelden

Namen met of zonder tussenvoegsel

Gebruik Werknemer → Weergavenaam voor de volledige naam. Daarmee hoef je voornaam, tussenvoegsel en achternaam niet afzonderlijk te combineren.

Profielfoto’s met dezelfde verhouding

Gebruik je het mergeveld Profielfoto URL? Zorg dat alle gebruikte profielfoto’s dezelfde verhouding hebben, bijvoorbeeld 16:9 of 4:3. Dat helpt om de weergave in e-mailprogramma’s, waaronder Outlook, consistent te houden.

Verhouding
Voorbeelden die bij elkaar passen
16:9
1600 × 900 en 1920 × 1080 pixels
4:3
400 × 300 en 1000 × 750 pixels

Combineer bijvoorbeeld geen foto van 1600 × 900 met een foto van 1000 × 750: die hebben verschillende verhoudingen. Je kunt foto’s bijsnijden met een fotobewerker, bijvoorbeeld Croppola.

Om het formaat van de Profielfoto URL-placeholder in de editor te wijzigen, houd je Shift ingedrukt en sleep je aan een hoek van de placeholder.

Een bestaande HTML-handtekening gebruiken

Heb je al een opgemaakte handtekening in een ander e-mailprogramma? Je kunt de HTML daarvan gebruiken in Kolibri.

  1. Open de handtekening in Kolibri.

  2. Klik rechts in de werkbalk op <> (Broncode).

  3. Plak de HTML in het venster Broncode.

  4. Klik op Oké.

  5. Controleer de handtekening en vervang waar nodig vaste gegevens door de juiste mergevelden.

  6. Klik op Opslaan.


1. Plaats of bewerk de HTML.
2. Bevestig met Oké.

Hulp nodig bij het overnemen van je bestaande HTML-handtekening? Neem contact op via support@kolibri.software.

Voorbeeld HTML handtekening

Om makkelijk aan de slag te gaan met HTML handtekeningen kun je de onderstaande code kopiëren en plakken.

Met vriendelijke groet,
<br /><strong><span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="employee.display_name"><strong>Werknemer</strong>weergavenaam</span>
<br />
<br /><span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.name"><strong>Bedrijf</strong>naam</span>
<br />
</strong><span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.visit_address.street"><strong>Bedrijf</strong>bezoekadres straatnaam</span>&nbsp;<span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.visit_address.house_number"><strong>Bedrijf</strong>bezoekadres huisnummer</span>
<br /><span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.visit_address.postal_code"><strong>Bedrijf</strong>bezoekadres postcode</span>,&nbsp;<span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.postal_address.locality"><strong>Bedrijf</strong>postadres plaats</span>
<br />
<br />I:&nbsp;<a class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.web_address"><strong>Bedrijf</strong>website adres</a>&nbsp;| E:&nbsp;<a class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="employee.email_address"><strong>Werknemer</strong>e-mailadres</a> | T: <span class="highlight-mergefield  mceNonEditable" data-mergefield-value="company.phone_number"><strong>Bedrijf</strong>telefoonnummer</span>

Deze handtekening ziet er zo uit (voorbeeld):
 

Een standaardhandtekening voor iedereen instellen

Ga naar Instellingen → E-mail → E-mail handtekeningen en zet bij de gewenste handtekening de schakelaar onder Standaard voor iedereen aan.

Deze handtekening wordt standaard gebruikt bij het maken van een nieuwe e-mail. Voor een specifieke mailbox kun je een eigen handtekening kiezen; zie het laatste onderdeel van dit artikel.

Een handtekening invoegen in een e-mail

  1. Open een nieuwe e-mail.

  2. Staat er al een handtekening die je wilt vervangen? Verwijder die eerst uit de berichttekst.

  3. Klik in de werkbalk op Handtekening invoegen.

  4. Kies de gewenste handtekening uit de lijst.


1. Open Handtekening invoegen.
2. Kies de gewenste handtekening.

De handtekening wordt ingevoegd met de ingevulde mergevelden:


1. Via deze knop kun je een handtekening kiezen.

Een specifieke handtekening per mailbox instellen

  1. Ga naar Instellingen → E-mail → E-mail accounts.

  2. Open bij de gewenste mailbox Opties → Bewerken.


1. Open Opties.
2. Kies Bewerken.

  1. Kies bij 1. Algemeen → Je handtekening instellen de handtekening voor deze mailbox.


1. Selecteer de handtekening voor deze mailbox.

  1. Ga via Volgende naar het laatste onderdeel van de accountinstellingen en klik op Opslaan en sluiten.

De mailbox gebruikt vervolgens de gekozen handtekening in plaats van de algemene standaardhandtekening.