Bevestigen van afspraken

Als je een afspraak met een relatie hebt gemaakt en in de agenda hebt gezet wil je waarschijnlijk dat die relatie per e-mail en/of een SMS bericht een bevestiging van de afspraak krijgt. Of dat ook daadwerkelijk gebeurt hangt af van de categorie waaronder de afspraak valt en of je aangegeven hebt dat er voor die categorie bevestigings e-mails en/of SMS berichten verzonden worden.

Stel, je wil dat er voor bezichtigingsafspraken altijd een bevestigingsmail gaat naar de relaties met wie je die afspraken gemaakt hebt. Ga hiervoor naar de instellingen van Kolibri, door op je naam rechts bovenin te klikken en "Instellingen" te selecteren.

Klik vervolgens in het instellingenmenu aan de linkerkant op "Gebruik" en kies "Agenda".

Je ziet nu een overzicht van alle beschikbare agendacategorieën. Je kunt zelf categorieën toevoegen of wijzigen, lees hier meer over op de pagina "De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda".

In ons voorbeeld ging het om bezichtigingsafspraken. Je ziet achter de categorie "Bezichtiging" (1) een schuifje "Handmatig bevestigen" (2). Staat dit schuifje naar rechts en is het blauw dan betekent dat er automatisch een bevestigingsmail of SMS naar de gekoppelde relaties wordt verstuurd wanneer je de afspraak bevestigd in de agenda.

Wil je dat er nooit een bevestiging wordt verstuurd dan schuif je het ook naar links.

Om vervolgens in te stellen of, en zo ja hoe een bevestiging wordt verstuurd klik je op de drie puntjes aan de rechterkantkant en daarna op het groene potlood icoontje om de details van de bevestiging in te stellen.

In het scherm dat nu opent voer je de details van dit type afspraak in. Bij (1) voer je de standaard tijd in die dit type afspraak in je agenda inneemt. Ook kun je een korte beschrijving invoeren bij (2).

Nu kun je bepalen of er al dan niet een automatische bevestiging moet worden gestuurd. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Er wordt automatisch een bevestiging gestuurd.
2. Er wordt geen bevestiging gestuurd.
   

1. Er wordt automatisch een bevestiging gestuurd

Zet het schuifje "Handmatig bevestigen" naar links (1) zodat het grijs wordt en klik achter "Direct na bevestiging van de afspraak per" op het veldje E-mail en/of SMS (2) (deze worden dan blauw) om aan te geven hoe de bevestiging verstuurd moet worden.

2. Er wordt geen bevestiging gestuurd

Wil je dat er helemaal geen bevestigingen worden verstuurd dan zet je het schuifje "Bevestiging versturen" naar links (1) en deselecteer de wijze waarop een bevestiging verstuurd zou kunnen worden, zodat de velden "E-mail" en "SMS" wit zijn.

Verder kun je nog aangeven wanneer de eerste en de tweede herinnering verstuurd moet worden, (3) en (4). Als je een afspraak annuleert wordt er direct een bericht verstuurd (5). Vergeet niet om aan te geven hoe deze verstuurd moet worden! (6) Doe je dit niet dan wordt er namelijk niets verzonden!

Tenslotte kun je de teksten van de e-mails en SMS berichten invoeren of aanpassen.

Je ziet bij "Email update teksten" en "SMS update teksten" vier tabjes, de bevestiging, de twee herinneringen en de annulering. Onder elk tabje kan je de betreffende tekst die verstuurd zal worden invoeren of wijzigen. Om het je makkelijk te maken kun je gebruik maken van z.g. mergefields, voorgeprogrammeerde tekst die uit Kolibri gehaald worden. Je ziet in het screenshot hieronder in het tekstveld b.v . "{RealtorName}" staan. Hier wordt dan automatisch vanuit Kolibri je kantoornaam ingevuld.

Door rechtsonder op het veld "Alle mergevelden" te klikken zie je een lijstje met alle beschikbare mergefields. Door op het gewenste mergefield te klikken wordt deze in je tekst geplaatst.

Klik op de blauwe knop "Opslaan" rechts bovenin en het instellen van deze categorie afspraken is afgerond. Je kunt hem nu met eventuele afspraakbevestiging in je agenda gebruiken.

Als je nu een bezichtigingsafspraak met afspraakbevestiging in je agenda zet krijg je bij het aanmaken van die afspraak de mogelijkheid om hem te bevestigen via de knop 'Opties' bovenin en vervolgens te klikken op 'Afspraak bevestigen'. Zijn er een of meer relaties aan deze afspraak gekoppeld dan zullen die een bevestigingsmail ontvangen. Je kunt de afspraak ook opslaan zonder hem te bevestigen, je kunt dit later via je agenda overzicht alsnog doen.

In je agenda overzicht zie je nu je bezichtigingsafspraak staan. Heb je de afspraak bij het aanmaken nog niet bevestigd dan zie je een oranje uitroepteken (1) bij de afspraak staan, is hij wel bevestigd dan zie je een groen vinkje (2).

Je kunt nu de onbevestigde afspraak alsnog bevestigen door op de afspraak dubbel te klikken zodat het bewerkingsscherm van die afspraak geopend wordt. Bovenin zie je drie knoppen met opties. Klik op "Afspraak bevestigen" en de afspraak wordt bevestigd en een e-mail en/of SMS bericht wordt naar de gekoppelde relaties gestuurd.

4. Van welk e-mailadres worden bevestingen verzonden?

Het e-mailadres vanaf waar bevestigingen verzonden worden is het e-mailadres van de hoofdvestiging zoals die in Kolibri staat. Je vindt dit e-mailadres in je instellingen onder 'Mijn bedrijf - Vestigingen' bij de hoofdvestiging.

 Om het e-mailadres te wijzigen klik je op de hoofdvestiging waarna je de gegevens aan kan passen door op de groen knop 'Vestiging bewerken' te klikken.

Pas het e-mailadres aan naar het gewenste adres en de bevestigingen worden naar dit nieuwe e-mail gestuurd. Heb je hier meerdere e-mailadressen staan dan wordt de bovenste gebruikt.

• Related Articles

• Kolibri agenda

  Het gebruik van de Kolibri agenda heeft vele voordelen. Zo kan je afspraakbevestigingen versturen via de agenda en is de agenda benaderbaar via de Kolibri App op jouw telefoon. Via Kolibri kan je ook de agenda in zien van jouw collega's én afspraken ...

• De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda

  In je agenda zijn je afspraken onderverdeeld in diverse categorieën zodat je in één oogopslag kunt zien wat voor een afspraak het betreft. Deze categorieën kun je zelf beheren, je kunt nieuwe categorieën  aanmaken of bestaande categorieën ...

• Het dashboard van Kolibri

  Als je Kolibri opent is het eerste dat je ziet het dashboard. Hier zie je een handig overzicht van je afspraken en taken voor vandaag, zaken die je aandacht nodig hebben en hoe je er deze maand voor staat. We zullen de diverse onderdelen één voor één ...

• De instellingen van Kolibri - AppXchange

  Wat is de Kolibri AppXchange? De Kolibri AppXchange is wat de App Store is voor je iPhone of Google Play voor je Android telefoon. De Kolibri AppXchange is een online winkel waarin je allerlei applicaties van derden kunt aanzetten die Kolibri nóg ...

• De Kolibri AppXchange

  Wat is de Kolibri AppXchange? De Kolibri AppXchange is wat de App Store is voor je iPhone of Google Play voor je Android telefoon. De Kolibri AppXchange is een online winkel waarin je allerlei applicaties van derden kunt aanzetten die Kolibri nóg ...