Projecten

We hebben in Kolibri een nieuwe module; Projecten.

In deze projecten is het mogelijk om documenten en correspondentie op te slaan, objecten te koppelen, maar natuurlijk ook het vastleggen van afspraken en taken voor een specifiek project. 

Enkele voorbeelden van projecten die je hierin zou kunnen toevoegen:

-        Taxaties
-        Waardebepalingen
-        Interne projecten zoals de bouw van een nieuwe (Kolibri) website😉
-        Het werving en selectieproces voor een nieuwe medewerker
-        De organisatie van een event
-        Advies trajecten
-        Juridische trajecten
-        Een plek creëren voor veelgebruikte documenten zodat je ze makkelijk kan vinden

Een nieuwe menuknop
Wanneer je inlogt in Kolibri zie je een nieuwe menuknop; die van projecten. Wanneer je daarop klikt kom je uit in de lijstweergave.

Een nieuw project aanmaken
In het ‘Nieuw’ menu (groene knop) vind je een nieuwe optie; die voor het aanmaken van een nieuw project.

Zie screenshot hieronder voor verduidelijking per punt. 

1.    Onderwerp
In het onderwerpveld vul je de titel van het project in. Je kunt het project na het aanmaken ook terugvinden in de zoekbalk, maar bijvoorbeeld ook e-mails, taken, de agenda en facturen door te zoeken op het onderwerp dat je hier invult.

2.    Status
Hier geef je de projectstatus op. Die kun je te allen tijde wijzigen.

3.    Wie is er verantwoordelijk
Je kunt hier 1 of meerdere medewerkers kiezen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een project. Natuurlijk kun je na het aanmaken van het project ook, bijvoorbeeld, taken aanmaken voor dit project waar dan weer andere mensen voor verantwoordelijk zijn.

4.    Koppelen aan relaties en opdrachten
Een project kun je koppelen aan relaties en opdrachten. Heb je bijvoorbeeld een beheer opdracht overgehouden aan een verhuuropdracht? Dan zou je hier het verhuurde object en de eigenaar kunnen koppelen.

5.     Start en einddatum
Deze velden zijn niet verplicht, maar wanneer je een specifieke start en/of einddatum weet, kan je die hier invullen. Je kunt daar in de lijst van projecten ook op sorteren en filteren.

6.     Beschrijving
Met de projectbeschrijving kun je eigenlijk alle kanten op. Het is geen vervanger voor Word, maar je kunt bijvoorbeeld wel een specifiek lettertype kiezen, de lettergrootte aanpassen (zodat je kopjes kunt maken), tekst dikgedrukt of schuingedrukt maken en opsommingen maken. Hier kun je eenvoudig een korte projectbeschrijving kwijt (een eventueel uitgebreid projectplan zou ik als document in het dossier uploaden).

7.     Opslaan en sluiten
Ben je klaar, dan kun je het project opslaan en sluiten. Vanaf nu is het project vindbaar in de overzichtslijst, maar ook op alle plekken waar je kan zoeken naar opdrachten en projecten (zoals de agenda, taken, e-mails en natuurlijk de zoekbalk).

Overzichtspagina van een project
Dit scherm lijkt veel op het scherm dat je ziet als je een opdracht of relatie opent. Niet geheel toevallig natuurlijk, zo kun je er direct zelf mee uit de voeten. In dit overzicht zie je onder andere:

- De projectbeschrijving
- Gekoppelde medewerkers en relaties
- Gekoppelde opdrachten
- Eventueel aankomende gebeurtenissen

Ook hebben we bij projecten de tijdlijn module, het netwerk en de dossierfunctionaliteit toegevoegd.

Opties
Net zoals bij de opdrachtenmodule kun je vanuit de opties knop eenvoudig een nieuwe e-mail, taak, afspraak of factuur maken. Het project en de gekoppelde relaties worden dan automatisch gekoppeld (en vind je dus weer terug in de tijdlijn).

Instellingen
In de instellingen zie je een ook een nieuwe knop voor projecten! Je kunt hier instellen hoe de projecten genummerd moeten worden(2) (in de meeste gevallen heb je die instellingen niet nodig, we zetten standaardinstellingen voor je klaar) én je kunt hier zelf project categorieën aanmaken(3). Na het aanmaken zijn de categorieën direct kiesbaar bij het aanmaken van een nieuw project (of het bewerken van een bestaand project).

Mappenstructuur
Voor projecten kun je ook een standaard mappenstructuur instellen, wil je weten hoe je dat het beste kan instellen, hieronder de link naar die handleiding.

Afsluitend

Zoals je ziet hebben we de projecten module zó opgezet dat je er echt van alles in kwijt kan. We zijn daarom superbenieuwd waar jij de nieuwe projecten module voor gaat inzetten. Laat het ons weten!