Workflows in Kolibri
Ben je ook klaar met Excel-lijstjes, post-its op je beeldscherm of alle werkwijzen van jouw kantoor in je hoofd houden?
Met Workflows in Kolibri breng je structuur aan in je werkprocessen en zorg je dat jij en je team altijd op dezelfde manier werken.
In dit artikel lees je hoe je workflows gebruikt om vaste takenlijsten te maken zodat je geen stap meer vergeet.
Wat zijn workflows?
Met workflows maak je vaste takenlijsten aan die je kunt gebruiken binnen je dossiers in Kolibri. Zo werk je altijd volgens een vaste structuur, zonder dat je voor elk dossier handmatige alle taken hoeft aan te maken.
Workflows helpen je om tijd te besparen en zorgen dat elk dossier volgens dezelfde werkwijze wordt afgehandeld.Waar vind je workflows?
Je vindt workflows in de Instellingen van Kolibri.
Zodra je de workflows instellingen opent, zie je dat er al een aantal standaard workflows klaarstaan.
Deze zijn samen met de Kolibri Gebruikersraad ontwikkeld, zodat je direct aan de slag kunt.
Je kunt deze workflows gebruiken zoals ze zijn, aanpassen aan jouw werkwijze of gebruiken als inspiratie voor je eigen workflows.
Zelf een workflow maken
Zelf een workflow maken is heel eenvoudig. Klik op 'Nieuwe workflow toevoegen' in het instellingenscherm om van start te gaan. Je kunt workflows maken voor Opdrachten (objecten), Projecten, Aankoop/aanhuur en Relaties. Geef de workflow een duidelijke naam (1) en vervolgens kun je de eerste taak toevoegen (2).
Het toevoegen van taken werkt zoals je gewend bent in Kolibri.
Bij het starten van een workflow zijn alle instellingen aan te passen.
In het screenshot:
1) Geef de taak een herkenbare naam.
2) Ken een prioriteit toe aan de taak.
3) Je kan ervoor kiezen om de taak automatisch te koppelen aan de opdracht waar je de workflow voor start. Standaard staat dit aan.
4) Je kan de taak automatisch koppelen aan bepaalde rollen in het netwerk van de opdracht, zoals de taxateur, notaris, verkopers en kopers.
5) Kies een categorie voor de taak
6) Hier kies je een verantwoordelijke voor een taak. Je kunt er voor kiezen om bij het activeren van de workflow de verantwoordelijke medewerker bij de opdracht ook als verantwoordelijke medewerker voor de taak te kiezen, of een vaste medewerker uit jouw kantoor.
7) Je kunt automatisch deadlines instellen voor de taak, op basis van het aantal werkdagen na het starten van de workflow.
8) Net zoals bij andere taken in Kolibri kun je ook hier instellen dat je een herinnering-popup wil zien voor het afronden van deze taak.
9) Vul hier standaard achtergrondinformatie voor de taak in, bijvoorbeeld een stappenplan voor het uitvoeren van de taak.
10) Na het invullen kun je de taak opslaan.
Na het invoeren van al je taken heb je een mooi overzicht van taken in deze takenlijst. Je kan taken eenvoudig bewerken of verwijderen (1). Voeg je later een taak toe en wil je deze op de juiste plek in de lijst zetten? Dan kun je de taak op de juiste plek slepen (2). Je kan er ook voor kiezen om taken bij het activeren van de workflow standaard aan of uit te zetten (3).
Het standaard aan-of uitzetten van een taak is handig wanneer je een overzichtelijke workflow wil maken, met optionele taken, zonder dat je daarvoor verschillende workflows hoeft in te richten.
Je bent nu klaar om een workflow te starten!
Een workflow starten
Een workflow start je eenvoudig via het opties menu bij (in dit geval) een object in Kolibri (1). Kies daar voor Workflow starten (2):
Kies in het vervolgscherm welke workflow je wil starten:
In het scherm dat volgt zie je de taken die je zojuist hebt ingesteld. Je kunt hier alle inhoud van de taken wijzigen of er voor kiezen om bepaalde taken wel- of niet aan te maken voor deze opdracht. Tevreden met het takenoverzicht? Start dan de workflow:
Na het starten van de workflow worden de taken voor je aangemaakt.
Na het aanmaken van de taken
De taken vind je terug zoals je dat gewend bent binnen Kolibri. Je vindt de taken onder andere terug bij de openstaande taken bij het object:
Maar ook in het takenoverzicht in de Tijdlijn van dit object:
En natuurlijk in het takenoverzicht van Kolibri:
Standaard onderdeel van Kolibri
We vinden workflows een onmisbaar onderdeel van CRM. We hebben workflows daarom een standaard onderdeel van Kolibri CRM gemaakt.
Related Articles
AI gebruiken in Kolibri Mail
Handleiding: AI gebruiken in Kolibri Mail ✨ Met de nieuwste update van Kolibri Mail kun je jouw e-mails niet alleen lezen, maar ook razendsnel laten samenvatten door Kolibri AI. Zo zie je in één oogopslag de kern van het bericht en krijg je slimme ...De Kolibri AppXchange
Wat is de Kolibri AppXchange? De Kolibri AppXchange is wat de App Store is voor je iPhone of Google Play voor je Android telefoon. De Kolibri AppXchange is een online winkel waarin je allerlei applicaties van derden kunt aanzetten die Kolibri nóg ...Het dashboard van Kolibri
Als je Kolibri opent is het eerste dat je ziet het dashboard. Hier zie je een handig overzicht van je afspraken en taken voor vandaag, zaken die je aandacht nodig hebben en hoe je er deze maand voor staat. We zullen de diverse onderdelen één voor één ...Kolibri - Feestdagen in de agenda
We hebben vanuit Kolibri zelf geen feestdagen in de agenda staan. Wil je toch graag de feestdagen inzichtelijk hebben in je Kolibri agenda? Je kan dit gemakkelijk doen via de Kolibri Agenda Sync in de AppXchange. Volg de stappen hieronder: - Ga in ...Email in Kolibri | IMAP
Bij het koppelen van IMAP in de Kolibri mail kan het zijn dat je niet alle mails ziet die er in een desbetreffende map staan op de server. Dit komt doordat de mailapplicatie bij mailadressen die gekoppeld zijn via IMAP de mails in eerste instantie ...