Je agenda in Kolibri

Door met de muiscursor op een afspraak te gaan staan zie je een pop-up met de belangrijkste details van de afspraak.

Aan de linkerkant zie je drie keuzes, 'Gedeelde agenda's' (1), 'Categorie' (2) en 'Weergave per:' (3). Hoe je agenda's kunt delen lees je hier.

Door op 'Categorie' te klikken krijg je de mogelijkheid om de afspraken in je agenda te filteren zodat je alleen de afspraken ziet die in die categorie(ën) vallen. Lees meer over het beheer van categorieën en het eventueel verwijderen daarvan op de pagina 'De instellingen van Kolibri - Gebruik - Agenda'.

 

Toevoegen van een afspraak

Om een afspraak in je agenda toe te voegen klik je op de groene knop 'Nieuw' (1) en selecteer je 'Afspraak' (2).

In het scherm dat dan opent vul je de details van de afspraak in. Selecteer als eerste de categorie waaronder de afspraak valt. Elke categorie heeft een kleurcode die je in de agenda terugziet.

Omdat jij de afspraak in de agenda zet zie je je eigen naam in het veld 'Wie is verantwoordelijk?'. Je kunt een collega toevoegen door zijn/haar naam in te typen. Kolibri zal de naam automatisch aanvullen. De toegevoegde collega ziet deze afspraak nu ook in zijn/haar agenda. Als je je eigen naam verwijdert door over je naam te hoveren en op het kruisje te klikken zal de afspraak uit jouw agenda verdwijnen maar in de agenda van de toegevoegde collega blijven staan.

Betreft het een afspraak waar een opdracht bijhoort, zoals bijvoorbeeld een bezichtiging of een aankoopgesprek dan kun je deze koppelen aan de afspraak. Begin met het typen van het adres en als de opdracht al in Kolibri staat zal deze automatisch aangevuld worden.

Vervolgens kun je eventueel de plaats invoeren waar de afspraak is. Kolibri zal ook hier tijdens het typen op zoek gaan naar mogelijke resultaten.

Als er relaties betrokken zijn bij de afspraak (verkopers, notariskantoren e.d.) kunnen die gekoppeld worden. Ook hier zal Kolibri de naam automatisch aanvullen. Bestaat de relatie nog niet dan heb je de optie om hem/haar alsnog als relatie toe te voegen.

Daarna vul je het onderwerp in. Dit is een verplicht veld, Kolibri gebruikt dit in de agendaweergave. Kolibri zal dit veld automatisch proberen in te vullen, je kunt het altijd handmatig wijzigen.

Als je het vinkje 'Persoonlijk' aanvinkt kunnen je collega's de details van deze afspraak niet inzien en wijzigen.

Hierna voer je de tijd van de afspraak in. Het instellen van herinneringen wordt hier beschreven: Herinneringen instellen.

Het regelmatig laten terugkeren van een afspraak kun je instellen door op de blauwe knop 'Toevoegen' onder 'Terugkeerpatroon' te klikken. Een uitgebreide beschrijving hoe je een terugkeerpatroon instelt staat op de pagina Herhalende afspraken.

Behalve je eigen agenda kun je ook de agenda's van je Kolibri medegebruikers inzien.

Heb je de afspraak helemaal ingevoerd, klik dan op de knop 'Opslaan & sluiten'. De afspraak zal nu in de agenda staan.