Overstappen van Pararius Office naar Kolibri

Overstappen van Pararius Office naar Kolibri

Welkom bij de Kolibri club!

Vanuit Pararius Office gaan we alle relaties, objecten, afspraken en dossier items importeren naar Kolibri.

Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat onderstaande stappen goed worden uitgevoerd! 
Geen zorgen, wij regelen op de achtergrond alle technische dingen!

1. Planning

Samen met jou plannen we een datum in waarop je zult overstappen. Hieronder een voorbeeld hoe jouw week er ongeveer uit komt te zien:  

WeekActie
Wie?
Maandag
Pararius draait de export om 17:00. (Na 17:00 dien je geen gebruik meer te maken van Pararius Office)
Pararius Office
Maandag
Wij sturen jullie Tiara formulier door naar de NVM, zodat de Tiara koppeling dinsdag gereed is voor publiceren vanuit Kolibri
Kolibri
Dinsdag
Wij ontvangen het export bestand van Pararius en importeren jullie gegevens naar Kolibri
Pararius Office
Woensdag
Jij controleert de import en publiceert objecten die al online stonden (op Funda) opnieuw via Kolibri. Objecten worden vanaf dit moment vanuit Kolibri beheerd
Kolibri + klant
Donderdag
Hebben wij nog even contact om te dubbelchecken of alles goed verlopen is. 
Kolibri + klant


Let op: gegevens die vanuit Pararius worden gewijzigd/ingevoerd na 17:00 (wanneer Pararius Office de export heeft gestart), worden niet meegenomen in de export en gaan daarom verloren. 

2. Checklist

Neem onderstaande stappen goed door om ervoor te zorgen dat alle data correct wordt overgenomen in Kolibri.

1. Wat moet je voorafgaand controleren in Pararius? 
  1. Controleer of je bij de objecten in Pararius hebt aangegeven wat het object type is (woonhuis/appartement etc).  Dit kan je namelijk naderhand niet meer wijzigen in Kolibri.
  2. Controleer of je bij de objecten in Pararius het bouwjaar hebt aangegeven. Wij vullen het jaar 1900 in als deze in niet in de Pararius Office export aanwezig is.
  3. Controleer in Pararius of je de "totalen per object" hebt ingevuld. Mocht je dit niet hebben ingevuld, kan je dit in Kolibri altijd nog aanpassen. In dit artikel staat uitgelegd hoe:   https://support.kolibri.software/portal/nl/kb/articles/opdrachten-woonlagen-en-ruimtes

2. Wat wij van jou moeten weten
  1. Welke gebruikersaccounts hebben jullie in Pararius office (bijvoorbeeld van oude medewerkers)? Laat het ons weten, wij moeten namelijk de gegevens van deze gebruikers aan een Kolibri account koppelen anders komen deze gegevens te vervallen.

3. Wat kan niet geïmporteerd worden van Pararius Office naar Kolibri?
  1. In Pararius Office heb je een veld voor ‘raamprint’. Dit veld bestaat niet in Kolibri en wordt daarom niet overgenomen.
  2. In Pararius Office heb je een veld voor ‘brochure tekst’. Dit veld bestaat niet in Kolibri, omdat wij voor het maken van brochures een aparte module hebben.
  3. In Pararius Office zijn er meerdere tekstvelden voor de advertentietekst van een object. In Kolibri is er maar één. Bij het importeren van de teksten vanuit Pararius Office naar Kolibri wordt eerst 'tekstveld 1' (Advertentietekst) in Pararius Office gecontroleerd op inhoud. Als dat veld inhoud heeft dan wordt die tekst overgenomen naar de advertentietekst in Kolibri. Overige velden worden dan niet meer op inhoud gecontroleerd en dus ook niet overgenomen. Als 'tekstveld 1' in Pararius Office leeg blijkt te zijn, dan wordt 'tekstveld 2' (Eigen site) op inhoud gecontroleerd en zo verder. 
Voorzieningen staan in Pararius Office, maar niet in de Export die wij aangeleverd krijgen en komen dus niet in Kolibri te staan.


 

4. De statussen van objecten in Pararius Office worden niet één op één overgenomen naar Kolibri
De beschikbaarheid statussen van objecten werken in Pararius office en Kolibri niet op dezelfde manier.  Om fouten in de import te voorkomen importeren wij alle opdrachten daarom naar Kolibri naar de volgende twee statussen: 
  1. Gearchiveerd : Opdrachten in Pararius Office met de status verkocht , verhuurd of afgerond
    Concept : Opdrachten in Pararius Office met de status beschikbaar , onder voorbehoud ,  onder optie (of die nog niet zijn afgemeld)
Voorbeeld: Wanneer een object (in Pararius Office) nu de status "verkocht/verhuurd onder voorbehoud" heeft, komt deze in Kolibri onder status "concept" te staan. Deze objecten moet je publiceren zodat de aanmelding (op Funda) beheerd kan worden vanuit Kolibri en de connectie tussen het object vanuit Kolibri en het object in Tiara tot stand komt. Hoe je deze objecten publiceert lees je verderop in dit artikel. 





3. Je beschikbare objecten opnieuw publiceren en koppelen aan Kolibri

Je ontvangt van ons een lijst met objecten die momenteel actief zijn in Tiara/Funda zodat je precies weet welke objecten je zo meteen weer moet publiceren.

1. Je mediapartners activeren. 
Dit is belangrijk omdat je hiermee bepaald op welke platformen je objecten worden gepubliceerd. Je kunt bij veel mediapartners aangeven of je aanbod automatisch of handmatig gepubliceerd moet worden. 

- Automatisch: Bij het publiceren van een object wordt het object automatisch doorgestuurd naar deze mediapartner. 
- Handmatig: Bij het publiceren van een object dien je, voordat je publiceert, aan te geven of je het object ook bij deze mediapartner wilt aanbieden of niet. Deze stap leggen we verder op in dit artikel uit. 




2. Het object publiceren/koppelen
  1. Ga in Kolibri naar opdrachten en filter op status concept, klik de overige filters die bovenin aanstaan weg. 


  2. Je ziet nu een lijst met alle objecten die geïmporteerd zijn met de status beschikbaar, onder voorbehoud, onder optie (of die nog niet zijn afgemeld). Klik het object aan die gepubliceerd moet worden, zodat het vanuit Kolibri gekoppeld wordt aan de aanmelding online (Funda etc). Klik op bewerken.

    Let op: Voordat je het object weer online zet, controleer even of alle gegevens goed zijn overgenomen. Merk je dat er toch iets nog niet goed staat? Laat het ons dan weten via  support@kolibri.software / 026-20 20 116, we lossen het dan zo snel mogelijk voor je op!

  3. Let op: de naam van de makelaar staat na een import altijd op 'import [naam makelaardij]'. Dit kan je direct aanpassen nadat je op bewerken hebt geklikt bij 'Van wie is deze opdracht?'.

  4. Loop alle stappen door, klopt alles? Klik dan bij stap 5 'Marketing' op 'Mediapartners en publicaties', en controleer naar welke mediapartners het object wordt gepubliceerd. Heb je een mediapartner op handmatig gezet? Dan dien je het object nog aan te bieden zoals hieronder in het voorbeeld wordt laten zien bij Tiara (Funda). Dit doe je door op 'aanbieden' te klikken. 

  5. Zodra je alle mediapartners hebt geactiveerd, kan je het object publiceren door rechts boven in op 'opties' te klikken, en vervolgens op 'Publiceren'.

4. Handige Kolibri info

Onze support afdeling doet er alles aan om je tevreden te houden en zo snel mogelijk te kunnen helpen. Onze online support omgeving speelt hierin een belangrijke rol: https://support.kolibri.software/portal/nl/home .

Bij deze alvast wat handige Kolibri info voor je op een rijtje (deze en nog veel meer vind je allemaal terug in onze online support omgeving): 


    • Related Articles

    • Kolibri agenda sync voor Office 365

      > Login op outlook.office.com met je Office 365 gegevens > Klik linksboven op de agenda( 1) > Klik rechtsboven op het tandwiel (2) > Er verschijnt een nieuw scherm en klik op 'agenda' en vervolgens op 'gedeelde agenda's' (4) > Vervolgens zie je een ...

    • Acties voor makelaar na import aanbod vanuit Tiara

      Als je dit leest ben je waarschijnlijk overgestapt van een ander softwarepakket/branche vereniging en moet jouw aanbod worden geïmporteerd naar Kolibri. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet.  Je beschikbare objecten opnieuw ...

    • Overstappen van Goes & Roos naar Kolibri

      Welkom bij de Kolibri club! Vanuit Goes & Roos kunnen we alle relaties en Tiara objecten importeren naar Kolibri. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat onderstaande stappen goed worden uitgevoerd!  Geen zorgen, wij regelen ...

    • Import data naar jouw Kolibri account. Wat kan en wat moet je ervoor doen?

      Een Kolibri account is al lekker. Een gevuld Kolibri account is nog beter. Kun je lekker doorpakken. Hier lees je welke data wij voor je kunnen importeren. We vertellen je ook meteen wat daarvoor moet gebeuren. 1. Opdrachten importeren vanuit Tiara ...

    • Mail exporteren/importeren in Outlook (POP)

      In deze video zie je hoe je eenvoudig een back-up maakt van je e-mails in Outlook.  Hieronder de stappen uitgeschreven:  Klik op ‘bestand’ Kies links in de menubalk voor ‘Opties’ Klik op ‘geavanceerd’ Klik onder het kopje Exporteren op ‘Exporteren’ ...